Paano maginhawang mag-imbak ng mga dokumento sa bahay?

Maraming sitwasyon kung saan ginagamit namin ang mga patakaran sa insurance, mga sertipiko, at mga sertipiko. Samakatuwid, upang magkaroon ng mga kinakailangang papel sa kamay, ang mga tao ay napipilitang mag-imbak ng mga dokumento sa bahay. Ngunit paano ito gagawin nang tama upang walang mawala o masira?

Anong mga dokumento ang kailangang itago?

Ang sinumang modernong tao ay may maraming piraso ng papel para sa lahat ng okasyon. Ngunit hindi bawat isa sa kanila ay nagkakahalaga ng pag-iimbak.

Narito ang isang listahan ng mga dokumento na dapat mayroon ka sa bahay:

• Ang listahan ay bubukas kasama ang mga pasaporte at iba pang mga dokumento ng pamilya. Halimbawa, mga testamento, mga sertipiko.
• Mga sertipiko, kapangyarihan ng abogado, mga resibo at iba pang bagay na nauugnay sa real estate at transportasyon.
• Mga diploma, diploma, attestasyon, mga sertipiko na nagpapatunay sa pagkakaroon ng edukasyon.
• Mga papel na nauugnay sa mga propesyonal na aktibidad: mga libro sa trabaho, mga kasunduan, mga kontrata.
• Mga resulta ng eksaminasyon, mga patakarang medikal at card.
• Warranty card, resibo para sa mga gamit sa bahay at muwebles.
• Mga papel na may kaugnayan sa buwis.

Hiwalay, maaari kang pumili ng mga elektronikong dokumento o simpleng data sa digital na format. Bilang isang patakaran, tumutugma sila sa isa sa mga punto sa itaas at napapailalim din sa imbakan.

Gaano katagal dapat itago ang mga papel?

Maaaring hatiin ang mga dokumento ayon sa oras ng pag-iimbak. Depende ito sa validity period ng bawat partikular na crust.

• Permanente. Ang ganitong mga papel ay dapat palaging nasa kamay.Ang mga ito ay mga sertipiko ng kasal, mga sertipiko ng kapanganakan, mga diploma na nagpapatunay sa edukasyon, data ng medikal, impormasyong pinatunayan ng isang notaryo, mga testamento, mga sertipiko ng pensiyon.
• Pangmatagalan. Mga dokumento para sa real estate, mga kotse at mga mamahaling bagay. Kasama rin dito ang mga propesyonal na papeles. Maaari mo ring tukuyin ang mga tseke at resibo dito. Ito ay isang bagay na nakaimbak nang mahabang panahon at nananatiling may kaugnayan sa isang tiyak na tagal ng panahon.
• Panandalian. Inirerekomenda na panatilihin ang mga sertipiko ng mga serbisyo mula sa mga doktor, abogado, at guro sa loob ng tatlong taon. Ang mga kasunduan at pahayag ng utility ay ipinapalagay ang parehong panahon.
• Walang kwenta. Maaari mong agad na itapon ang mga hindi kinakailangang pang-edukasyon at mga materyales sa impormasyon, mga tagubilin para sa masusing pinag-aralan na mga bagay, mga sheet ng pagkalkula, atbp.

Hiwalay, maaari naming tandaan ang mga opsyonal na dokumento, na, gayunpaman, ay may malaking kahalagahan para sa kanilang may-ari. Kabilang dito ang mga personal na talaarawan, mga tala, mga litrato at iba pang mga memorabilia. Kadalasan ang mga ganoong bagay ay tumatagal din ng mahabang panahon.

Samakatuwid, ipinapayong itapon ang lahat ng hindi kasalukuyang ginagamit at hindi maaaring maging kapaki-pakinabang sa hinaharap. Upang mapanatili ang kaayusan, kailangan mong regular na linisin ang iyong mga bin at alisin ang mga naipon na basura, habang sa parehong oras ay nag-aayos ng mga talagang mahahalagang dokumento.

Mga tip para sa pag-iimbak ng mahahalagang papel

Bilang isang tuntunin, karamihan sa mga tahanan ay nag-iimbak ng mga papel bilang pamantayan.

1. Una, ang mga dokumento ay pinagsunod-sunod ayon sa mga lugar: tahanan, trabaho, medikal at iba pa.
2. Pagkatapos ay inilalagay sila sa mga naka-sign na folder, na tiyak na pipigil sa iyo na mawala sa mga papeles.
3. Ang mga resultang set ay inilalagay sa isang hiwalay na kahon o bag. Sa pamamagitan ng paraan, para sa kaginhawahan, ang mga partisyon ay madalas na ginagawa sa loob ng "lalagyan" upang maiwasan ang paghahalo ng mga folder.Kasabay nito, kailangan mong tiyakin na ang lokasyon ng imbakan ay hindi naa-access sa mga bata at hayop, ngunit matatagpuan nang maginhawa para sa paggamit.

Magandang ideya na panatilihing hiwalay ang mga madalas gamitin na personal na dokumento. Ang iyong pasaporte, medical card, Taxpayer Identification Number (TIN) at pension certificate ay kumportableng kasya sa mga plastic bag na sarado na may zipper. Ang mga naturang pakete ay hindi tinatagusan ng hangin at pananatilihin ang mga nilalaman sa perpektong pagkakasunud-sunod, na pumipigil dito, halimbawa, na mabasa. Kasabay nito, ang mga dokumentong may kaugnayan sa kalusugan ay dapat na naka-imbak bilang madaling ma-access hangga't maaari - upang hindi mag-aksaya ng oras kung ang mga ito ay agarang kailangan.

Laging magandang ideya na magkaroon ng mga photocopy ng mahahalagang papel sa bahay. Mayroong lahat ng uri ng mga kaso, at ang gayong reserba ay maaaring makatulong sa isang hindi inaasahang sitwasyon.

Ang mga partikular na mahalagang dokumento ay maaaring ilagay sa isang safe. Ang modernong merkado ay nag-aalok ng isang malaking seleksyon ng mga pasilidad ng imbakan, kaya ang sinumang mamimili ay maaaring pumili ng isang bagay na angkop. Ngunit mas mahusay na itago ang mga dokumento sa isang ligtas na hindi sa mga plastik na folder - sa kaganapan ng isang sunog, ang materyal na bumubuo sa kanila ay natutunaw nang mas mabilis kaysa sa papel.

Mga di-maliit na paraan upang mag-imbak ng mga dokumento

Mukhang boring ba ang description? Walang problema! Mayroong mas kawili-wili, maginhawang paraan upang mag-imbak ng mga papel.

• • Organizer board. Mayroong maraming mga pagpipilian para sa naturang aparato. Sa pinakasimpleng anyo nito, ito ay isang panel kung saan ang mga papel ay nakakabit na may mga pindutan. Sa mas kumplikadong mga bersyon, ang board ay maaaring may maliliit na drawer at hanging mount.

• • Mini dresser. Ito ay eksaktong kapareho ng isang regular na chest of drawer, ngunit mas maliit. Ito ay napaka-maginhawa upang mag-imbak ng mga dokumento sa loob nito. Iniayos sa iba't ibang mga compartment, hinding-hindi sila mawawala! Ang mga drawer sa dibdib ng mga drawer ay maaaring magkaroon ng iba't ibang laki: maliit para sa maliliit na piraso ng papel, malaki para sa mga guhit.

• • Nakasabit na kahon. Isang maliit na kahon o basket lamang na nakakabit sa dingding na parang mailbox. Sa ganoong bagay, na inilagay sa pasilyo, ito ay maginhawa upang mag-imbak ng mga dinala na mga titik at mga resibo.

• • bulsa ng sobre. Katulad ng nakaraang opsyon, ngunit hindi ito isang kahon, ngunit isang sobre. Maaari mong ilakip ito sa isang mesa, refrigerator, aparador. Binibigyang-daan kang mag-imbak ng pansamantalang kinakailangang mga dokumento nang hindi kumukuha ng mahalagang espasyo.

• • Basurahan. Hindi, hindi basura - espesyal, para sa imbakan. Inilagay sa isang mesa o sa isang aparador, maaari itong magkaroon ng ilang mga compartment. Isang simple, mura, ngunit epektibong paraan upang mag-imbak ng mga dokumento.

• • Ang mga papel na madalas gamitin ay maaaring itago sa isang folder ng briefcase. May dala itong hawakan. Dinisenyo ito para hindi kulubot ang mga dokumento sa loob nito. Karaniwang idinisenyo para sa A4 na papel. Kung kinakailangan, upang hindi mag-aksaya ng oras sa paghahanap ng mga kinakailangang crust, maaari mo lamang kunin ang isang folder ng briefcase at tumakbo tungkol sa negosyo.

Gumagamit kami ng mga digital na teknolohiya

Ang mga tagubilin para sa mga gamot, device at kagamitan sa opisina ay tumatagal ng maraming espasyo. Mas madaling iimbak ang mga ito sa elektronikong paraan. Upang gawin ito, kailangan mong hanapin ang parehong impormasyon sa Internet at ihambing ito sa kung ano ang magagamit sa mapagkukunan ng materyal upang matiyak ang pagkakakilanlan nito. Maaari ka lamang kumuha ng larawan ng mga tagubilin at i-save ang mga ito sa isang folder sa iyong computer. Kailangan mo lang piliin ang huli sa paraang hindi mo ito sinasadyang matanggal. Mas mainam na magsulat ng isa pang kopya ng mga resultang file sa isang panlabas na medium, tulad ng isang memory card, o ipadala ito sa cloud storage.

Kung sakali, maaari kang mag-scan ng iba pang mga dokumento. Ngunit pagkatapos ay dapat kang mag-alala tungkol sa seguridad ng electronic system mula sa isang posibleng pag-atake ng hacker. Walang gustong tumagas ang personal na data sa Internet.

Sa pamamagitan ng paraan, ang paggamit ng isang computer o mobile phone ay maginhawa para sa pagsubaybay sa mga petsa ng pag-expire ng mga papel. Sapat na ipasok lamang ang mga kinakailangang petsa sa "kalendaryo" upang maabisuhan ka ng elektronikong aparato tungkol sa pagtatapos ng panahon ng bisa ng isang partikular na crust. Pagkatapos ang lahat na natitira ay upang mapupuksa ang hindi kinakailangang papel.

Marahil ang pangunahing tuntunin para sa pag-iimbak ng mga dokumento sa bahay ay simple: ang maingat at regular na trabaho sa mga papeles sa bahay ay ang susi sa pagtiyak na ang kinakailangang dokumento ay hindi mawawala sa pinakamahalagang sandali.

Hindi lahat ng mga dokumento ay nagkakahalaga ng pag-iingat. Pero maraming papeles na dapat dala ng bawat isa sa atin. Kailangang itago ang mga ito sa ligtas at liblib, ngunit medyo madaling ma-access na mga lugar. Maaari kang gumawa ng electronic at regular na mga kopya ng mga dokumento - malamang na magiging kapaki-pakinabang ang mga ito. Sa anumang kaso, ang maingat na pag-iimbak at maingat na pag-uuri ng mga papel ay makakatulong na panatilihing ligtas ang mga ito.